إدارة الاجتماعات: كيف تنجح؟

أوان – الرياض

تُعد الاجتماعات وسيلة جيدة للتعرف على المنظمة، وفرصة لتجربة العمل بروح الفريق، والتعرف على كيفية الوصول إلى الأهداف العامة والتقدم الذي يمكن تحقيقه بمشاركة أكثر من شخص، كما أن الاجتماعات تُتيح لأعضاء الفريق المساحة لمساعدة ودعم بعضهم البعض، فهي جزء أساسي في إدارة الأعمال ولا غنى عنه، وفي أوقات الأزمات تُستبدل الاجتماعات الواقعية بالمكالمات الجماعية ومؤتمرات الفيديو، ولكن تبقى الاجتماعات الفعلية وجهاً لوجه أكثر نفعاً وفعالية.

تقوم إدارة الاجتماعات الفعالة على ممارسة مجموعة من المهارات من جميع أعضاء الفريق، فالجميع لديه دور مهم في التعاون على تطبيق هذه المهارات لإنتاج اجتماع ناجح يتم فيه إنجاز الكثير، وهناك أسس ومهارات أساسية للحصول على اجتماعات فعالة وإدارتها بشكل جيد، ومنها:

–   الهدف الأساسي: تحديد الهدف الأساسي من الاجتماع هو من أهم أسباب النجاح في إدارة الاجتماعات، فيجب أن يكون الغرض من الاجتماع محدداً وواضحاً لجميع الأعضاء المشاركين فيه؛ ليكون لديهم استعداد مسبق للمشاركة وتبادل الأفكار وتقديم المعلومات.

–   المشاركون: من المهم اختيار المدعوين والمشاركين في الاجتماع بدقة، بحيث يكون موضوع الاجتماع له صلة بهم ويمكنهم المساهمة فيه.

–   جدول الأعمال: من الأمور التي تُساهم في إدارة الاجتماعات هو التخطيط الجيد لمحاور الاجتماع، وتحديد الوقت المخصص لكل محور، ومشاركة الأعضاء المشاركين مسبقاً بالخطة، بالإضافة إلى وضع جدول المحاور على شاشة أو في مكان يراه جميع المشاركين، مما يساعد على التركيز في المحاور، والبدء والانتهاء في الوقت المحدد.

–   قائد الاجتماع: لابد من تعيين قائد للاجتماع يفهم أهدافه وعلى دراية تامة بجدول الأعمال وجميع الجوانب المتعلقة به، ويكون قادراً على إبقاء تركيز الجميع على نفس الموضوع، وإدارة المناقشة وإتاحة الفرصة لمشاركة الجميع في الحوار وتشجيعهم عليها.

لاشك أن الاجتماعات الناجحة لا تحدث بالصدفة، بل تحتاج تخطيطاً وتنفيذاً دقيقاً، كما تحتاج إلى تجنب العديد من المعوقات التي تحد من فرص نجاحها، كطول فترة الاجتماع أو وجود عدد كبير من المشاركين، أو التركيز على مناقشة التفاصيل أكثر من الأهداف الأساسية، فالاجتماعات الناجحة تُركز على القرارات المهمة أو حلول للمشكلات أو المناقشات العميقة كالعصف الذهني، وهي تذكِّر كل واحد من المشاركين أنه لا يعمل وحده، بل أنهم يعملون بروح الفريق.

موضوعات ذات علاقة

شارك الموضوع

Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
أحدث الأخبار
التواصل الاجتماعي

الاشتراك بالقائمة البريدية

تسجيل الدخول