كيف تضمن لقاء “عن بعد” ناجح؟

بقلم/ إبراهيم الزهيميل (ibraheemzh@)

في خضم ممارستنا لحياتنا الطبيعية، جاءنا زائر مفاجئ وغير مرغوب فيه، ألا وهو “وباء كورونا” والذي لخبط كافة مخططاتنا كشركات وجهات تعمل على التواصل المستمر مع عملائها، حيث أعتدنا أن نرى ذلك من خلال المعارض والفعاليات وكذلك اللقاءات الشهرية وغيرها.

استطعنا في شركة “أوشن إكس” تحقيق تجربة ثرية وعظيمة خلال العامين الماضية وذلك من خلال لقاءات “OceanxMeetUp#” ، حيث استطعنا عقد عدة لقاءات من نحو 40 رائد أعمال حول المملكة، سواء الرؤساء أو القادة في المنشآت أو الشخصيات الريادية البارزة، إلا أن كورونا كان ضيفاً ثقيلاً على لقاءاتنا، حيث اضطررنا من بعده إيقاف عقد اللقاءات بشكل كامل استجابة لتوجيهات الحكومية الرشيدة في الالتزام بالعزل المنزلي، وذلك لضمان سلامة الجميع.

لذلك رأينا أن لا نقف مكتوفي الأيدي، حيث أنه من واجبنا العمل على تحويل التجربة للقاءات من الواقعية إلى أن تكون عن بعد بشكل كامل، وأن تكون في حجم ومستوى العمل الذي كنا نعمل عليها للقاءات الواقعية وبقوة ضيوفها، بكل تأكيد كان هناك تخوف حول من عدم نجاح التجربة، نظراً لارتباطها بعدة مخاطر مختلفة، الا أننا رأينا العكس تماماً بعد ذلك، حيث حققت التجربة نجاحات عظيمة، واسمحوا لي هنا أن أضع لكل بعض النصائح لتجربة لقاء عن بعد حتى تعم الفائدة.

أولاً/ مرحلة الاستعداد ما قبل اللقاء: 

  • تأكد من اختيارك للموضوع المناسب والضيوف المناسبين حتى تضمن حضور متابعيك وتفاعلهم.
  • معرفة الكثير عن الضيف والمحتوى المناسب له ومدى قدرته على التفاعل مع اللقاءات (تستطيع العودة للقاءات سابقة أو الاطلاع على تغريداته في تويتر)
  • طبيعة اللقاءات الاونلاين غالبا تكون مع أكثر من ضيف، تأكد إنهم موافقين على بعض تجنباً للمفاجآت في يوم الاعلان عن اللقاء في انسحاب الضيف مثلاً.
  • من المهم التحضير للأسئلة التي سوف تطرح للضيف وإرسالها له بوقت كافي حتى تتأكد إنها مناسبة له.
  • تأكد من أخذ الصورة والمسمى المناسب للضيف وموافقته عليها قبل النشر وهل يتم الاشارة إلى حسابه في تويتر أو حساب المنظمة التي ينتمي لها.
  • إرسال مجموعة إرشادات للضيف تشرح فيها آلية اللقاء، البرنامج المستخدم، وجود اتصال انترنت لديه وجهاز كمبيوتر محمول أو آيباد مع تجنب استخدام الجوال في البث، وكذلك تزويده بوقت اللقاء ومتى سيكون متاج للحضور ودخول اللقاء.

ثانياً/ خلال اللقاء:

  • تحسبا لأي طارئ ادخل مع ضيوف قبل اللقاء بنحو 15 دقيقة.
  • استغل الدقائق الأولى قبل دخول الحضور في الترحيب وتوضيح البرنامج والهدف من اللقاء والأسئلة المناسبة
  • تأكد من إبلاغ ضيوفك أن الحضور بدأوا بالدخول إلى اللقاء. 
  • من المهم في البداية التعريف بضيوفك وإتاحة الفرصة للتعريف بأنفسهم.
  • من الطبيعي جداً انقطاع البث ووجود مشاكل تقنية، لذلك بادر بإبلاغ الضيف بوجود مشكلة تقنية لديه
  • الابتسامة الابتسامة الابتسامة مهمة منك كمقدم للقاء.
  • تجنب قراءة التعليقات الكتابية لأنها تشتت تسلسل أفكارك، احرص أن يكون هناك شخص من فريق العمل ويقوم بجمع الملاحظات وإرسالها لك على الخاص.
  • المداخلات الصوتية من المتابعين جداً رائعة وتضيف نكهة للقاء.
  • احرص ألا يطول اللقاء لأكثر من ساعة حتى لا يكون ممل.
  • الضيف احياناً يسهب في نقطة معينة، اعمل على ضبط وقت كل ضيف لضمان توزيع الوقت على الجميع.
  • غالباً يحضر المتابعين متأخرين ويسألون عن أسئلة تم طرحها، لا تتجاهلها ولكن بلغهم إنهم  يستطيعون الحصول على اللقاء مسجلاً.
  • الخاتمة ضرورية ومن المهم أن تتضمن شكر لضيوفك والحضور مع استرجاع أبرز وأهم المحاور اللي تم الحديث حولها.

ثالثاً/ بعد اللقاء:

  • تواصل مع ضيوفك مباشرة من خلال مكالمة هاتفية أو رسالة تشكرهم فيها على قبولهم الدعوة وآدائهم الجيد في اللقاء.
  • احرص على إرسال اللقاء المسجل لهم حتى يشاركونه مع الآخرين.

دمتم بود

موضوعات ذات علاقة

شارك الموضوع

Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

الاشتراك بالقائمة البريدية

تسجيل الدخول